正しい優先順位を付けるために間違えやすい理由を知る

定量的に判断する

緊急度というものは比較的わかりやすく判断することができます。看護師で言えば、救急車で搬送されてきた患者さんの対応は優先順位が高いというのは、看護師ではない人でも理解できるかと思います。また、日付や時間といった締め切りが決められているものに関しても定量的な判断を行えるため、例えば「今日の定時まで」といった期限が設けられているものに関してはわかりやすく緊急度が見えます。
優先順位を決定する時にはこのようなケースであれば基本的に仕事が間に合わないということはあっても、優先順位の付け方に関しては間違うことはないと言えます。では優先順位の付け方を間違えてしまう例はどのようなものかと言えば、それには「なるべく早く」といったものや、「今すぐ」といった形でお願いされた仕事の優先順位の決定を間違えてしまうことが起きます。こういった時には定量的に判断できるように最悪何時までに完成していれば良いのかという期限を定量化してもらいましょう。なるべく早くを意識しすぎて本来明日の定時まででも良かった仕事をすぐに取り掛かってしまい、今日すべきだったことが終わらなかったなどがよくありがちな優先順位の把握失敗例です。

リスクを伝える

1人に対する仕事量が増えてきている時に暇を持て余している人を見つけるということは難しいです。そのためどれほど忙しく仕事をしていてもさらに仕事は積まれていきます。依頼された仕事が定量的な判断ができる明確な期限がある仕事でも、すぐに了解をしてしまうことのないように気を付けましょう。なぜなら自分が行っている仕事と依頼された仕事の優先順位がどちらが高いのかをまずは把握することが大事だからです。
自分のすべきことがない時は問題ありませんが期限のある仕事をしている際に、それと同じ期限の仕事を依頼されたとします。その場合には今している仕事と依頼された仕事のどちらの重要度が高いのかという判断が大切です。その仕事を受けることで間に合わない仕事が出てくるリスクを依頼者に伝えて、本当に自分が受けるべきなのかを判断しましょう。